\ Sistema de información que permite hacer seguimiento a los procesos

26 febrero 2021       admin

El diseño de un Sistema de información que permite hacer seguimiento a los procesos es el tema de mi proyecto de pasantías. Este proyecto fue presentado como estudiante de Administración de Empresas de la Universidad Católica Andrés Bello (UCAB).

El proyecto inicia luego del comunicado de FONDONORMA. Esta casa certificadora anuncia la reprogramación de auditorías, previa evaluación de los casos o su realización a distancia con el apoyo de las TIC. Por lo que es necesario planificar las acciones que aseguren la calidad y normalización de la información documentada.

Durante el año, el auditado se encuentra con gran cantidad de guías y documentos que en ocasiones no sabe interpretar. En el momento de la auditoria se evidencia la falta de estructura para llevar a cabo el resguardo de la información documentada. Durante la Pandemia Covid 19, los auditores comienzan a hablar de auditorías remotas debido a las restricciones de movilidad impuestas a nivel global.

De ahí la importancia de diseñar un sistema de información que permita hacer seguimiento a las evidencias que marcan la trazabilidad de un proceso. De esta forma, ayudar en la continuidad al negocio y en la certificación ISO 9001:2015.

Al iniciar el proyecto, se expone el problema de forma detallada, así como la necesidad de unificar los criterios en cuanto a la información documentada. Seguido a esto, se exponen los conceptos básicos para una mejor comprensión del diseño del sistema de información.

SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE PERMITE HACER SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS

Para dar inicio a las actividades relacionadas al Sistema de Información, se revisó minuciosamente los procesos adscritos a la unidad objeto de estudio.

En la siguiente fase del proyecto se investigó sobre las plataformas o sistemas de automatización para controlar la información documentad. Para el diseño de esta propuesta, se utilizó Google Drive, herramienta que permite el intercambio de documentos entre el equipo de trabajo.

Google Drive permite acceder a los archivos desde cualquier dispositivo en el que esté habilitado. Permite gestionar de forma fácil el uso compartido de documentos con el equipo de trabajo. Por lo tanto, permite administrar, almacenar, controlar y hacer seguimiento a la información documentada de los procesos y subprocesos adscritos a una unidad.

El diseño del Sistema de Información busca reducir los tiempos destinados para el registro, almacenamiento y control de la Información documentada.

El Mapa de Procesos sirve como punto de partida para comprender los procesos adscritos a la unidad. A partir de allí, en Google Drive se abren las carpetas correspondientes a cada proceso y subproceso adscrito a la unidad. Del mismo modo se abren carpetas para las entradas, salidas y registros de cada uno

Cuando las carpetas estén habilitadas con los nombres correspondientes, se da acceso al personal autorizado quienes son los encargados de subir la información correspondiente. Para esta fase es importante que el personal conozca sobre los procesos adscritos a la unidad y el Sistema de Información a utilizar.

El seguimiento de este Sistema se lleva a cabo a través de lo declarado en el Plan Operativo Anual, para evitar la carga de trabajo en los días previos a una auditoria, visualizando la gestión estratégica, de Calidad, Riesgos y conociendo claramente los Procesos adscritos.

Espero que este resumen de una orientación clara sobre el tratamiento de la Información Documentada y cómo Google Drive puede ser un gran aliado para tu organización. Así que no hay excusas para gestionar los documentos.

¡Hazlo bien! Con los esfuerzo necesarios para brindar resultados, te garantizo que el tiempo dedicado será mucho menor que cerrar una NC de auditoría.

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