\ Organizar un evento online ¡es posible! Guía paso + Checklist

16 mayo 2020       admin

Existen muchas razones para comenzar a organizar un evento online, ya sea un webinar, seminario digital, taller o videoconferencia. Organizar un evento online no es más que presentar una transmisión en vivo donde un grupo de personas desde diferentes ubicaciones geográficas  pueden interactuar a través de vídeo, audio o chat.

Al igual que en los eventos presenciales, un evento online requiere de objetivo, un moderador, ponentes, cronograma, afiche promocional, lista de asistencia, patrocinadores, cobertura por redes sociales y la elección de un espacio para llevar a cabo el evento.

En este momento, es una tendencia adoptada por diferentes marcas. Las herramientas tecnológicas con las que contamos hoy en día nos permiten organizar un evento online de diferentes tipos, ya sea un seminario, webinar, conferencia, reuniones de equipo, lanzamiento de un producto o ferias virtuales.

A continuación tienes mi guía paso a paso para organizar un evento online para que todo salga de acuerdo a los objetivos planteados y para que no olviden tu marca.

ORGANIZAR UN EVENTO ONLINE. CONOCE ALGUNOS BENEFICIOS

Existen muchas razones por las que te recomiendo organizar un evento online:

  • Aumenta tu visibilidad, ya que si aportas valor, tu visibilidad se verá multiplicada. Recuerda que en estos momentos todos estamos conectados consumiendo un sinfín de información por Internet. Incluso, organizar tu evento online te permite llegar a usuarios a los que antes no podías hablarles.
  • Aumenta tu posicionamiento con respecto a un tema.
  • Te ayuda a conseguir ventas. Sin duda alguna te permite aumentar la cartera de clientes ¿estás preparado?
  • Te permite humanizar tu marca.
  • Te permite ahorrar costos: organizar tu evento online ayudará al presupuesto de tu marca. Desde la organización de eventos, como en la reproducción del material para el mismo.
  • Todo queda en línea y podrá ser reproducido para llegar a más personas al ser grabado, incluso terminado el evento.
  • Si la medición de los resultados era un problema, organizar tu evento online  te ofrece resultados medibles en tiempo real para que puedas hacer seguimiento y evaluación.

CÓMO ESTÁ DISEÑADA ESTA GUÍA PARA ORGANIZAR UN EVENTO ONLINE

Pre-producción: en esta fase daré todos los tips para tener en cuenta durante los preparativos previos, siendo lo más importante en esta fase, el briefing del evento, también conocido como proyecto.

Producción: en esta fase te dejaré algunos tips sobre el inicio y cierre del evento online.

Post-producción: como en los eventos presenciales, organizar tu evento online requiere del análisis de los resultados para saber si se han conseguido los objetivos.

Organizar un evento online #Copymanager
Organizar un evento online #Copymanager

PRE-PRODUCCIÓN

  1. Objetivo: ¿por qué quieres organizar un evento online? Te doy una pista: porque no quieres que olviden tu marca. Ten en cuenta si el evento será abierto a todo el público o será privado, si tendrá algún precio o será gratis y también la duración del mismo. A demás define cómo vas a hacerle seguimiento al logro de los objetivos.
  2. Tema: Piensa en una temática atractiva para tu audiencia, que esté relacionad con tu negocio.
  3. Fecha y hora: al organizar tu evento online, se recomienda conocer el público al que te diriges y tener presente que quizás no se encuentran en una misma ubicación geográfica. Por este motivo, tiene que elegir muy bien la fecha y hora específica para que la mayor cantidad de participantes puedan sumarse.
  4. Contenido y cronograma: de acuerdo a la temática, organiza el cronograma con el tiempo disponible para desarrollar cada ponencia, tomando en cuenta las palabras de bienvenidas, ronda de preguntas y conclusiones.
  5. Ponentes y confirmación de los mismos: elige a esos expertos que te ayudarán a desarrollar la temática y recuerda preguntarles cómo son sus conocimientos tecnológicos. Envía una carta de invitación donde señales el objetivo, el cronograma tentativo del evento y el flyer.
  6. Equipo de trabajo, alianzas y patrocinadores: no pretendas hacerlo todo solo, es necesario que dispongas de un equipo que pueda ayudarte durante las diferentes fases del evento online. Además, piensa en algunas marcas que puedan recomendar tu evento a cambio de la mención durante el evento.
  7. Inscripción online y revisión continua de la misma, esto te permitirá conocer a cuantas personas les estarás hablando. Si incluyes alguna pregunta como conocer el grado de instrucción o edad, podrás adaptar el contenido a tu audiencia.
  8. Publicidad: Al igual que los eventos tradicionales, este tipo de eventos también debe promocionarse. Elabora un flyer con información del evento y deja un enlace, correo o número de contacto para que puedan solicitar más información.

Es aquí en donde las redes sociales y el Hashtag de tu evento tienen un protagonismo fundamental. Podemos comenzar difundiendo tu evento online por los métodos habituales de publicación en Facebook, Instagram y Twitter. También podemos aprovechar el potencial de otras vías, como los correos electrónicos, páginas o Blog de la marca, etc.

  1. Seleccionar el moderador que velará por el buen funcionamiento del evento “dentro de sala”. Esta persona debe conocer la marca, conocer quiénes son los ponentes y ofrecer al público:
    • Palabras de bienvenida al evento en nombre de los organizadores del evento y explicar brevemente el objetivo del mismo.
    • Dar la bienvenida a cada ponente ofreciendo un breve resumen sobre quién es y la importancia de su aporte en el desarrollo del evento.
    • Motivar a los participantes a realizar preguntas a través del canal seleccionado.
    • Interactuar con el ponente, recordemos que no es un monólogo, pero tampoco quiere decir que va a interrumpir constantemente.
    • Es la persona que mide el tiempo de los ponentes.
    • Da las palabras de cierre y agradecimiento tanto a los ponentes como a los participantes.
  2. Equipo de Social Media para cubrir el evento.
  3. Define un hashtag: recuerda que es un evento online y para que puedas medir el alcance, se recomienda que puedas promocionarte con ayuda de un hashtag.
  4. Plataforma: un evento online puede desarrollarse entre varios interlocutores a través de diferentes plataformas. Actualmente redes sociales como YouTube, Facebook, Instagram o Periscope se han convertido en canales para organizar tu evento online, ya que ofrecen diferentes opciones para mejorar la interacción.

También existen diversas plataformas que ofrecen este servicio de multiconferencia con la posibilidad de retransmitirla también en las redes sociales.

  1. Presupuesto: esto no debe representar un dolor de cabeza, ya había comentado que uno de los beneficios de organizar tu evento online es que te permite ahorrar costos. Sin embargo, si alguna de las plataformas no se adaptan a tus requerimientos puedes optar por una paga, igualmente puedes ofrecer premios a los participantes y ponentes y puedes llegar a más personas a través de campañas y anuncios.
  2. Material audiovisual previo al evento ¿no te ha pasado que entras a una sala de Zoom y todo está en silencio y en negro? A mi si y es una de las razones por las que me decidí diseñar esta guía. Señores, es importante recibir a los invitados con artes alusivas al evento, algún fondo musical tampoco estaría mal, siempre y cuando todo esté acorde a la temática y público.

PRODUCCIÓN

  1. Confirma la conexión a internet. Este es el primer aspecto técnico fundamental para dar inicio al evento, asegúrate de que no haya problemas que dificulten la conexión o que limiten la experiencia de los usuarios.
  2. Confirma que los ponentes estén disponibles a la hora pautada, incluso has pruebas previas de audio y del material de apoyo que utilizarán.
  3. Cobertura en redes sociales: comienza a difundir y promocionar frases con el hashtag sobre la evolución del evento
  4. Recomienda enlaces de interés: aprovecha esta oportunidad para recomendar enlaces que tengan relación con el tema del evento.
  5. Conéctate 10-15 minutos antes de la hora prevista. Interactúa, da la bienvenida y espera a que lleguen más asistentes.

POST-PRODUCCIÓN

  1. Ofrece las conclusiones del evento a través de tus redes sociales. Si tienes un Blog, ofrece fotos y una nota final.
  2. Certificados de participación: dependiendo de los objetivos del evento online, puedes enviar certificados de participación. En cualquier caso, no olvides enviar un correo de agradecimiento a los ponentes y participantes.
  3. Envía encuestas para medir la satisfacción de los ponentes y participantes, dejando un espacio para que puedan expresar las oportunidades de mejora para próximos eventos de esta forma sabrás a qué tipo de actividad responden mejor.
  4. Cierra el evento, revisa las métricas y redacta tus conclusiones y hallazgos del mismo. Este punto puede ser fundamental como punto de partida para eventos siguientes. ¿Recuerdas el objetivo de organizar tu evento online? Es hora de ver si los cumpliste.

Recuerda que el éxito del evento online depende en gran medida de la eficacia a la hora de planificar paso a paso todos los aspectos que rodean la pre-producción, producción y post-producción del mismo. Pero más allá de todo esto, la verdadera clave para triunfar es la experiencia y la innovación que puedas ofrecer a través de tu evento.

Al organizar tu evento online tienes que reinventarte constantemente para no decaer. Atrévete a hacer algo diferente, a ser creativo y aprovechar todas las posibilidades que nos da la tecnología para que no olviden tu marca, estos principios básicos determinarán tus resultados.

¿Necesitas ayuda para conectar con tu comunidad virtual a través de un evento online?

Puedo ayudarte, tengo experiencia en la preproducción, producción y post-producción de eventos transmitidos a través de Internet, tal es el caso de País 2.0 y Universidad 2.0  disponibles aquí.

También cuento con experiencia como Social Media en los eventos:

  • #CMM21
  • #ExpoCarreras2021 (Multitrabajos – Ecuador)
  • #ExpoUniversitariaKonzerta (Konzerta – Panamá)
  • #Posiciona21
  • #DigitalSalesDays y #DSDays21
  • #EventoTD2020 (Tendencias Digitales)
  • #Pais2.0 (Las 4 ediciones del CIC -UCAB)
  • #Universidad2.0 (Las dos ediciones del CIC-UCAB)
  • #BigData (Evento del CIC-UCAB)
  • #SCRIPT (Proyecto del CIC-UCAB)

Si quieres recibir el checklist, presiona el siguiente enlace

¿Conversamos?

#copymanager

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Ya tengo 2 comentarios
Ric 🖥️🎓🧘 🙇 (@richartasanchez) dice:

Muchas gracias Mauren por tan fantástico post, algo que tengo en mente, organizar mi propio evento proximamente.

Un saludo cordial

    Mauren Rebolledo dice:

    Gracias Sánchez, espero que el contenido y el checklist te ayuden mucho.
    Espero mi invitación, un abrazo